Neue Regeln und bestehende Transaktionen
Wenn du eine neue Zuordnungsregel erstellst, greift diese zunächst nur bei zukünftigen Transaktionen — also beim nächsten Import oder Sync. Bereits vorhandene Transaktionen bleiben unverändert.
Um eine Regel nachträglich auf bestehende Transaktionen anzuwenden, nutzt du die Bulk-Apply-Funktion.
Bulk-Apply verwenden
Auf jeder Regelkarte unter Einstellungen -> Zuordnungsregeln findest du den Button "Auf bestehende Transaktionen anwenden". Klicke darauf, um die Regel gegen alle passenden Transaktionen laufen zu lassen.
Was passiert bei Bulk-Apply?
- Kontavio durchsucht alle Transaktionen, die zu den Bedingungen der Regel passen
- Nur unreviewed Transaktionen werden berücksichtigt — bereits geprüfte Transaktionen werden nicht überschrieben
- Die passenden Transaktionen erhalten die definierten Aktionen (Typ, Kategorie, Kunde/Lieferant, Scope)
- Der Match-Counter der Regel wird aktualisiert
Tipp: Manuell geprüfte Transaktionen (reviewed) sind geschützt. Du musst dir keine Sorgen machen, dass Bulk-Apply deine sorgfältig zugeordneten Transaktionen überschreibt.
Praxisbeispiel
Du importierst 200 Transaktionen von deinem Wise-Konto. Viele davon sind noch unkategorisiert. Jetzt erstellst du eine Regel:
- Bedingung: Beschreibung enthält "AWS"
- Aktion: Typ = Expense, Kategorie = "Software & Tools", Scope = Business
Du klickst auf "Auf bestehende Transaktionen anwenden" — und 15 der 200 Transaktionen werden automatisch als "Software & Tools" kategorisiert. Der Match-Counter springt auf 15.
Reihenfolge der Regeln
Auch bei Bulk-Apply gilt: Regeln werden in der angezeigten Reihenfolge abgearbeitet. Die erste passende Regel gewinnt. Wenn zwei Regeln auf dieselbe Transaktion passen könnten, wird nur die erste angewendet.
Beispiel zur Reihenfolge
- Regel 1: "Beschreibung enthält AMAZON WEB SERVICES" -> Kategorie: Server-Hosting
- Regel 2: "Beschreibung enthält AMAZON" -> Kategorie: Büromaterial
Eine Transaktion mit der Beschreibung "AMAZON WEB SERVICES" wird korrekt als "Server-Hosting" zugeordnet, weil Regel 1 zuerst greift.
Tipp: Überprüfe die Bedingungen einer Regel sorgfältig, bevor du Bulk-Apply nutzt. Teste die Regel zuerst an wenigen Transaktionen, indem du sie manuell prüfst. Eine zu breite Bedingung wie "Beschreibung enthält A" würde fast jede Transaktion treffen.
Workflow-Empfehlung
- Importiere deine Bank-Statements
- Scrolle durch die Transaktionen und erkenne Muster (z.B. "SPOTIFY" taucht 12 Mal auf)
- Erstelle eine Regel im Transaktions-Detail-Dialog
- Wende sie auf bestehende Transaktionen an
- Wiederhole für weitere Muster
So automatisierst du deine Buchhaltung Schritt für Schritt und musst immer weniger manuell zuordnen.