Voraussetzungen
Damit der E-Mail-Versand funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Die Rechnung muss bereits erstellt sein (als Entwurf oder versendet).
- Der Kunde muss eine gültige E-Mail-Adresse in seinen Kundendaten hinterlegt haben.
Tipp: Prüfe beim Anlegen neuer Kunden immer, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist. Fehlende oder falsche Adressen führen dazu, dass der Versand nicht möglich ist.
Rechnung versenden
Schritt für Schritt
- Navigiere zu Rechnungen und wähle die gewünschte Rechnung aus.
- In der Detail-Ansicht rechts klickst du auf den "Senden"-Button.
- Die Rechnung wird als PDF-Anhang automatisch an die E-Mail angefügt.
- Der Empfänger ist die E-Mail-Adresse, die beim Kunden hinterlegt ist.
- Nach erfolgreichem Versand wird der Rechnungsstatus automatisch auf "Versendet" gesetzt.
Was passiert im Hintergrund?
- Kontavio generiert die aktuelle PDF der Rechnung.
- Ein professionelles E-Mail-Template wird mit den Rechnungsdetails befüllt:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Gesamtbetrag und Währung
- Deine Firmendaten als Absender
- Die E-Mail wird über den konfigurierten E-Mail-Dienst versendet.
Status nach Versand
Sobald die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde:
- Der Status wechselt automatisch von Entwurf zu Versendet.
- Das Versanddatum wird gespeichert und ist in der Rechnungsübersicht sichtbar.
- Ab dem Fälligkeitsdatum wechselt der Status bei ausbleibender Zahlung automatisch zu Überfällig.
Tipp: Du kannst eine Rechnung auch manuell als "Versendet" markieren, wenn du sie auf anderem Weg verschickt hast — z.B. per Post oder über einen Messenger.
Erneuter Versand
Du kannst eine bereits versendete Rechnung jederzeit erneut per E-Mail senden, etwa als Zahlungserinnerung. Der Status bleibt dabei auf "Versendet" und das ursprüngliche Versanddatum wird beibehalten.