Willkommen bei Kontavio
Nach der Registrierung wirst du automatisch durch das Onboarding geführt. Hier legst du deine erste Firma (Entity) an — die Grundlage für alles Weitere: Rechnungen, Bankkonten, Transaktionen und Reports.
Entity anlegen
- Firmenname eingeben — Der offizielle Name deiner Firma, wie er auf Rechnungen und Reports erscheint.
- Rechtsform wählen — Wähle den passenden Typ: LLC, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Sole Proprietorship oder andere. Die Rechtsform beeinflusst die Darstellung in Reports und auf Rechnungen.
- Steuer-ID hinterlegen — Gib deine Steuernummer ein und wähle das passende Label. Für eine US-LLC ist das z.B. "EIN", für eine deutsche GmbH "USt-ID" oder "Steuernummer". Das Label erscheint automatisch auf deinen Rechnungen.
- Adresse eingeben — Die vollständige Firmenadresse wird im Rechnungskopf und im Impressum verwendet.
Standard-Währung festlegen
Wähle die Hauptwährung deiner Firma (z.B. USD, EUR, GBP). Diese Währung wird als Voreinstellung für neue Rechnungen und als Basis für Finanz-Reports verwendet. Du kannst trotzdem Rechnungen in jeder beliebigen Währung erstellen.
Tipp: Wähle die Währung, in der du die meisten Einnahmen erzielst. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich.
Bankverbindungen für Rechnungen
Unter Bankverbindungen hinterlegst du die Kontodaten, die im Footer deiner Rechnungen erscheinen sollen. Pro Währung kannst du eine eigene Bankverbindung anlegen:
- IBAN und BIC (oder Account Number und Routing Number für US-Konten)
- Bankname und Bankadresse
- Währung der Bankverbindung
So können Kunden in der passenden Währung auf das richtige Konto überweisen.
Branding und Erscheinungsbild
- Logo hochladen — Dein Firmenlogo erscheint auf Rechnungen und in der App. Empfohlen: PNG oder SVG, mindestens 200x200 Pixel.
- Akzentfarbe setzen — Wähle eine Farbe, die deine Firma in der App visuell unterscheidbar macht. Besonders nützlich bei mehreren Entities.
Rechnungseinstellungen
Konfiguriere Standardtexte, die auf jeder neuen Rechnung automatisch erscheinen:
- Zahlungsbedingungen — z.B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum" oder "Net 30".
- Legal Footer — Rechtliche Hinweise, die am Ende jeder Rechnung stehen sollen, z.B. Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge-Hinweis oder Handelsregistereintrag.
Tipp: Diese Texte lassen sich bei jeder einzelnen Rechnung noch anpassen — die Standardtexte sparen dir aber bei wiederkehrenden Rechnungen viel Zeit.
Einstellungen später ändern
Alle Onboarding-Einstellungen findest du jederzeit unter Einstellungen -> Firma. Dort kannst du Logo, Adresse, Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen und alle anderen Angaben bearbeiten.