Was sind Zuordnungsregeln?
Zuordnungsregeln automatisieren die Kategorisierung deiner Transaktionen. Statt jede Transaktion manuell zuzuordnen, definierst du Bedingungen — und Kontavio erledigt den Rest.
Wo finde ich die Regeln?
Navigiere zu Einstellungen -> Zuordnungsregeln. Hier siehst du alle bestehenden Regeln als Karten und kannst neue erstellen.
Eine neue Regel erstellen
Bedingungen definieren
Jede Regel braucht mindestens eine Bedingung. Folgende Bedingungstypen stehen zur Verfügung:
- Beschreibung enthält — Prüft, ob der Transaktionstext einen bestimmten Begriff enthält (z.B. "AMAZON", "AWS", "SPOTIFY"). Die Suche ist nicht case-sensitiv.
- Betrag zwischen — Definiert einen Betragsbereich (z.B. 10-50 EUR). Nützlich, um typische Abo-Beträge zu erkennen.
- Währung ist — Schränkt die Regel auf eine bestimmte Währung ein (z.B. nur USD-Transaktionen).
Werden mehrere Bedingungen definiert, müssen alle zutreffen (UND-Verknüpfung). Eine Transaktion wird nur zugeordnet, wenn jede einzelne Bedingung erfüllt ist.
Aktionen festlegen
Wenn die Bedingungen zutreffen, führt die Regel folgende Aktionen aus:
- Typ zuweisen — Setzt den Transaktionstyp (z.B. Expense, Income)
- Kategorie zuweisen — Ordnet eine Kategorie aus dem Kategoriebaum zu (z.B. "Software & Tools")
- Kunde/Lieferant zuweisen — Verknüpft automatisch einen bestehenden Kunden oder Lieferanten
- Scope setzen — Markiert die Transaktion als Business oder Personal
Tipp: Beginne mit einfachen Regeln, die nur eine Bedingung haben (z.B. "Beschreibung enthält AWS"). Verfeinere sie bei Bedarf mit zusätzlichen Bedingungen.
Regel aus Transaktion erstellen
Im Transaktions-Detail-Dialog findest du den Button "Regel erstellen". Kontavio übernimmt automatisch die Beschreibung und Kategorie der aktuellen Transaktion als Vorlage. Du musst die Regel nur noch prüfen und bestätigen.
Regeln verwalten
Aktivieren und Deaktivieren
Jede Regelkarte hat einen Toggle zum Ein- und Ausschalten. Deaktivierte Regeln werden bei neuen Transaktionen ignoriert, bleiben aber gespeichert.
Match-Counter
Auf jeder Regelkarte siehst du, wie viele Transaktionen die Regel bisher zugeordnet hat. Das hilft einzuschätzen, wie effektiv eine Regel ist.
Reihenfolge beachten
Regeln werden in der angezeigten Reihenfolge abgearbeitet. Die erste passende Regel gewinnt — nachfolgende Regeln werden für diese Transaktion nicht mehr geprüft. Sortiere deine Regeln daher von spezifisch nach allgemein.
Tipp: Erstelle spezifische Regeln (z.B. "AWS" -> Software & Tools) vor allgemeinen Regeln (z.B. Betrag > 1000 -> prüfen). So verhinderst du, dass eine breite Regel spezifischere Zuordnungen übersteuert.