Kundenübersicht
Die Kundenverwaltung erreichst du über Kunden in der Sidebar. Du siehst eine paginierte Tabelle (20 Einträge pro Seite) mit folgenden Spalten:
- Name mit Avatar bzw. Initialen
- Standard-Währung
- Zahlungsziel (z.B. NET 30)
- Status (Aktiv oder Archiviert)
Die integrierte Echtzeit-Suche filtert die Liste mit einem kurzen Debounce von 300ms — tippe einfach los und die Ergebnisse erscheinen sofort.
Neuen Kunden anlegen
Klicke auf "Neuer Kunde" und fülle den Zwei-Spalten-Dialog aus:
Linke Spalte — Grunddaten
- Name (Pflichtfeld)
- E-Mail — wichtig für den Rechnungsversand
- Projektfarbe — zur visuellen Unterscheidung in der App
Buchhaltung
- Standard-Stundensatz — wird bei neuen Rechnungen vorgeschlagen
- Zahlungsziel — z.B. NET 15, NET 30, NET 60
- Währung — Standard-Rechnungswährung für diesen Kunden
- Fiskalische Informationen — Steuer-IDs oder besondere Hinweise
Rechte Spalte — Kontakt & Adresse
- Telefon, Fax, Website
- Straße, Stadt, Bundesland, PLZ, Land
- Notizen — Freitext für interne Anmerkungen
Tipp: Je vollständiger du die Kundendaten pflegst, desto weniger musst du bei jeder Rechnung manuell eingeben. Besonders Währung, Zahlungsziel und Adresse sparen viel Zeit.
Kunden bearbeiten
Klicke in der Kundenübersicht auf eine Zeile, um den Bearbeitungsdialog zu öffnen. Alle Felder sind editierbar. Änderungen wirken sich auf zukünftige Rechnungen aus — bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.
Kunden archivieren
Über den "Archivieren"-Button im Bearbeitungsdialog setzt du einen Kunden auf den Status Archiviert. Archivierte Kunden:
- Erscheinen nicht mehr im Kunden-Dropdown bei neuen Rechnungen
- Bleiben in der Kundenübersicht sichtbar (filterbar)
- Können jederzeit wieder aktiviert werden
- Bestehende Rechnungen bleiben vollständig erhalten
Auto-Erkennung aus Transaktionen
Kontavio analysiert eingehende Transaktionen automatisch. Wird ein potenziell neuer Kunde erkannt — etwa anhand des Absendernamens oder der Transaktionsbeschreibung — erscheint ein To-Do mit dem Vorschlag, einen neuen Kunden anzulegen.
Tipp: Prüfe regelmäßig deine To-Dos, um automatisch erkannte Kunden zu bestätigen oder zu verwerfen. So bleibt deine Kundenliste aktuell und vollständig.