Status-Flow
Jede Rechnung durchläuft einen klar definierten Lebenszyklus:
Entwurf (Draft) → Versendet (Sent) → Bezahlt (Paid) oder Überfällig (Overdue)
Die Status-Badges in der Rechnungsliste zeigen dir auf einen Blick, wo jede Rechnung steht.
Status-Aktionen
Du kannst den Status einer Rechnung manuell über die Detail-Ansicht ändern:
- "Als versendet markieren": Setzt einen Entwurf auf den Status Versendet. Nutze dies, wenn du die Rechnung außerhalb von Kontavio verschickt hast.
- "Als bezahlt markieren": Setzt eine versendete Rechnung auf Bezahlt. Idealerweise wird der Zahlungseingang automatisch erkannt.
- Überfällig: Wird automatisch gesetzt, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist — kein manueller Eingriff nötig.
Das Split-Panel-Layout
Die Rechnungsseite nutzt ein Zwei-Spalten-Layout:
- Links: Die Rechnungsliste mit Rechnungsnummer, Datum, Kundenname, Betrag und Status-Badge.
- Rechts: Die Detail-Ansicht der ausgewählten Rechnung mit PDF-Vorschau im A4-Format.
Filtern nach Status
Über die Filter-Leiste oberhalb der Liste wählst du zwischen:
- Alle — Gesamtübersicht
- Entwurf — Noch nicht versendete Rechnungen
- Versendet — Warten auf Zahlung
- Bezahlt — Abgeschlossene Rechnungen
- Überfällig — Dringender Handlungsbedarf
Tipp: Prüfe regelmäßig den Filter "Überfällig", um offene Zahlungen im Blick zu behalten und Kunden rechtzeitig zu erinnern.
Verfügbare Aktionen
In der Detail-Ansicht stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:
- Bearbeiten (Edit): Rechnungsdetails und Positionen ändern.
- Drucken (Print): Rechnung direkt aus dem Browser drucken.
- Exportieren (Export): PDF herunterladen und lokal speichern.
- Versenden (Send): Per E-Mail an den Kunden senden.
- Link kopieren (Copy Link): Einen direkten Link zur Rechnung kopieren.
- Im Browser öffnen: Die PDF in einem neuen Tab anzeigen.
- Klonen (Clone): Erstellt eine Kopie der Rechnung als neuen Entwurf — ideal für wiederkehrende Rechnungen.
Tipp: Nutze die Klonen-Funktion für wiederkehrende Kunden. Du sparst dir das erneute Anlegen aller Positionen und musst nur Datum und ggf. Beträge anpassen.